Протокол определение

31. Документ «протокол» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).

В зависимости от вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопроса, фамилии докладчиков и принятые решения, рекомендуется вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по каждому вопросу.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание доклада и выступлений участников заседания. Все высказывания, мнения, прозвучавшие реплики и вопросы, замечания, позиции; позволяет документировать подробную картину заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то датой протокола включает дата начала и окончания.

Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к тексту, как правило отражает вид заседания и согласуется с названием документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой буквы от левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня» пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (реже РЕШИЛИ), при чем для каждого вопроса в отдельности, которые пишут прописными буквами от левого поля. После них ставится двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут, доклад прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.

Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.

В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.

StudFiles.ru

Протокол - это... Составление протокола

Протокол - это своего рода отчет, содержащий записи процесса обсуждения вопросов и решений по ним, принятых на заседаниях, деловых встречах и собраниях. Данный документ имеет важное место в системе документооборота организационно-распорядительного типа.

Что такое протокол

Протокол - это отчетный документ, в котором четко зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятых решений на официальных мероприятиях. Более полное толкование слова предоставляют словари, определяющие это понятие как документ с записью всего происходящего на определенном мероприятии.

Общая информация

Протоколом можно назвать документ, содержащий определенную информацию. Он включает в себя сведения о течении обсуждения конкретных вопросов. Кроме этого, протокол заседания включает в себя постановления, что дает возможность отнести его к распорядительным документам.

Во время заседания удается сделать лишь черновой вариант протокола. В течение 5 дней составление протокола должно быть завершено полностью.

Оформление

Протокол - это документ, оформленный на базе черновых заготовок. Если в процессе заседания велась стенограмма, то затем она поддается расшифровке, оформляется нужным образом и добавляется к готовому протоколу.

Секретарь несет полную ответственность за процесс подготовки и ведения всего протокола, а также за верность вносимых в него данных. Некоторые виды протоколов необходимо дополнительно утвердить у руководителя компании.

Формы ведения протокола

Применяется 3 формы ведения протокола:

• стенографическая;

• полная;

• краткая.

В кратком протоколе фиксируются вопросы, которые были обсуждены. Также вносятся фамилии участников и решения, которые были вынесены. Протокол мероприятия такого типа рекомендовано вести тогда, когда собрание стенографируется, а тексты выступлений и доклады предоставляются ответственному секретарю.

Полный протокол фиксирует не только вышеперечисленные моменты, но и содержит более подробные записи. Полный протокол должен позволять отразить подробную картину мероприятия полностью.

Стенографический протокол проводится ответственным секретарем на основании сделанного стенографического отчета о совещании.

Руководящий состав компании решает то, какая форма протокола будет предпочтительнее для каждого заседания. Все виды такого рода документов должны быть оформлены на фирменномм бланке предприятия (компании) с указанием наименования типа документа – Протокол. Либо на специально оформленном готовом бланке протокола. Обязательные реквизиты любого документа подобного типа - это регистрационный номер, дата, заголовок, текст и подписи ответственных лиц.

Кто ведет протокол

Протокол - это документ, который ведется во время мероприятия. Составлять его должен профессионально подготовленный секретарь. От его уровня квалификации и профессиональных навыков будет зависеть качественность записи выступлений. Поэтому выбор человека, составляющего протокол заседания, является ответственной задачей в подготовке мероприятия.

Как вести протокол: образец протокола

Пример ведения протокола можно посмотреть на фото ниже. Там представлен образец протокола. Если заседание будет проходить в течение нескольких дней, то должна быть указана дата начала заседания и после дефиса дата его окончания. К примеру, 12.03.2016-14.03.16.

В графе "Место заседания" указывается город или населенный пункт, где проходило мероприятие.

Заголовок протокола пишется в родительном падеже и содержит в себе расшифровку вида мероприятия (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа. Название вида заседания должно согласовываться с названием коллегиального органа. К примеру, "Собрание комитета".

Само текстовое наполнение протокола разделяется на две части:

1. Вводная часть, где указываются фамилия и инициалы председателя, ответственного секретаря, всех присутствующих и тема повестки дня.

2. Основная часть, где описывается сам процесс заседания.

Непосредственно со слова "председатель" начинается протокол, после дефиса указываетя фамилия председателя и инициалы. Точно так же оформляется и слово "секретарь". При проведении срочных и быстрых совещаний эта часть протокола не производится.

Затем оформляется список всех присутствующих. После данного перечня записываются фамилии приглашенных, где указываются и занимаемые ими должности. На длительных конференциях и заседаниях с большим количеством присутствующих их состав должен указываться исключительно количественно, а список с указанием фамилий прилагается к протоколу, о чем делается соответствующего рода запись в самом протоколе. Например: "Присутствовали 42 человека (список прилагается)".

На мероприятиях, где для принятия решения требуется определенное количество человек, в разделе "Присутствовали" указывается количество человек, которое должно было быть, и число пришедших участников.

Затем следует повестка дня. В данной части протокола перечисляются рассмотренные вопросы. Каждый имеет свой номер и начинается с предлога "О" ("Об").

Основополагающая часть текста протокола составляется по разделам, соответствующим пунктам на повестке дня.

По каждому из пунктов могут быть выделены такие части, как:

Слушали.
Выступили.
Решили (постановили).

Каждое из этих слов пишется с новой строчки.

Данные докладчика (ФИО) и всех выступающих пишутся с новой строки.

Содержание каждого выступления передается от 3 лица единственного числа.

Заключительная часть раздела по каждому пункту повестки дня - это запись утвержденного по поставленному вопросу решения (постановления). Решения, имеющие несколько разделов, делятся на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и содержать составные части: кому что нужно сделать и к какому числу.

При выборе должностных лиц в протоколе отмечаются итоги голосования по каждой из кандидатур отдельно.

Административный протокол имеет в себе информацию об административных правонарушениях.

syl.ru

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления

Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

Содержание

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за ..., против ..., воздержались ...

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);
заголовок к тексту;
все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;
отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;
реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию [2; 307-312].

StudFiles.ru

Составление протокола измерений

Введение

Общие указания и правила выполнения лабораторных работ

Выполнение лабораторных работ – важная часть учебного процесса, преследующая цель более глубокого усвоения теоретических положений изучаемой дисциплины и приобретения навыков исследовательской работы.

Перед началом лабораторных работ студенты должны изучить правила и технику безопасности работы в лаборатории.

Для успешного проведения лабораторных занятий каждая лабораторная работа выполняется бригадой в составе 2–3 человека. Бригада обязана проделать все лабораторные работы, предусмотренные учебным планом кафедры.

До начала очередной лабораторной работы студент должен ознакомиться с соответствующими указаниями и рекомендованной литературой. Перед выполнением работы необходимо иметь заранее заготовленную форму протокола измерений. Бланк протокола измерений должен быть подготовлен каждым студентом перед лабораторной работой с использованием множительной техники или переписан от руки.

Прежде чем приступить к выполнению работы, студент должен твердо знать теоретический материал темы, к которой принадлежит данная работа, ясно представлять поставленную в работе задачу, способы ее разрешения и ожидаемые результаты.

Вся экспериментальная часть работы выполняется в полном объеме и той последовательности, как это предусмотрено данными методическими рекомендациями, под наблюдением преподавателя.

Если составляются сложные схемы, следует придерживаться определенного порядка: сначала соединяются последовательно цепи всех приборов с соответствующей аппаратурой, а затем – все параллельные цепи приборов и аппаратура, относящаяся к ним. При соединении элементов цепи и измерительных приборов рекомендуется подключать к клеммам не более двух проводников. Соединяя элементы цепи, следует обратить внимание на правильное включение генераторных зажимов приборов (фазометра, ваттметра). В работах на постоянном токе, необходимо следить за правильным включением приборов, поскольку показания их зависят от направления тока.

Во всех случаях, когда возникает сомнение в правильности полученных результатов измерений, необходимо повторить их вместе с преподавателем.

Обращение с приборами и оборудованием требует большой осторожности и внимательности. Включать напряжение для выполнения опыта можно только после проверки цепи преподавателем или лаборантом.

Описание каждой лабораторной работы в данном учебном пособии включает теоретическую часть, практическую часть и образец бланка протокола измерений.

Составление протокола измерений

Протокол измерений должен вестись с особой тщательностью, так как он является единственным документом, остающимся в распоряжении экспериментаторов. В протоколе должны отмечаться содержание соответствующего пункта лабораторной работы по программе, электрическая схема, по которой производились измерения.

Запись измерений необходимо вести карандашом в таблицах, указывая в заголовках граф таблиц наименование измеряемых величин и единицы измерения.

Ошибочные записи, промахи и сомнительные наблюдения зачеркиваются, но так, чтобы зачеркнутое можно было разобрать.

Если проведение опыта требует выполнения предварительных расчетов, то в протоколе должны быть указаны формулы, по которым они производились и числовые значения, подставленные в формулы.

Рекомендуется после выполнения каждого пункта работы производить, хотя бы ориентировочно, требуемые программой расчеты и построения. Это дает возможность установить правильность проведения опыта.

После выполнения лабораторной работы заполненный протокол утверждается у преподавателя и является неотъемлемой частью отчета о лабораторной работе. Отсутствие у студента утвержденного протокола приравнивается к прогулу. Результаты измерений предъявляются для просмотра преподавателю до разборки исследуемой цепи, затем обводятся чернилами.

Если результаты наблюдений оказываются неудовлетворительными, то опыт необходимо повторить. Удовлетворительные результаты подписываются преподавателем.

studopedia.ru