/ документооборот
Оглавление
-
1 Введение
-
2 Основные понятия и принципы
-
3 История развития систем электронного документооборота
-
4 Современная функциональность СЭД
-
5 Характеристика российского рынка СЭД
-
6 Обзор современных систем электронного документооборота
-
7 Правовое регулирование и стандарты в области СЭД
-
8 Список литературы
Введение
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%[12]. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения[12]. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.
Основные понятия и принципы
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления[13]; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
История развития систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.
Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.
Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.
Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.
Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.
Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.
Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.
Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.
С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.
Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.
Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.
Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.
Современная функциональность СЭД
Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:
общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.
Характеристика российского рынка СЭД
Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.
Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.
На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД[6]. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.
Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн.[6] Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.
Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.
Обзор современных систем электронного документооборота
Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.
Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:
• делопроизводство;
• общий документооборот;
• управление договорной деятельностью;
• электронный архив;
• работа с обращениями граждан;
• управление проектами;
• работа с документацией СМК.
В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.
Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.
Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД
Рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность»[12]:
Рис. 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (диаграмма Gartner)
Данная диаграмма построена по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.
Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров вошли системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах.
Правовое регулирование и стандарты в области СЭД
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:
•ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
•Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
•ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
•Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
•Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».
Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).
StudFiles.ru
/ документооборот
Список литературы
1. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.
Книга содержит теоретические концепции и многочисленные практические рекомендации по оптимизации архитектуры системы управления документооборотом, распределению обязанностей между менеджерами и техническим персоналом как на этапе создания, так и при эксплуатации системы, организации экономичного хранения и высокоэффективного поиска документов и многое другое. Все эти советы основаны на богатом практическом опыте автора - ведущего канадского специалиста в области оптимизации документооборота, работавшего по заказам правительственных органов своей страны и ведущих мировых корпораций. Ключевая идея состоит в том, что грамотно построенная система документооборота не отнимает много ресурсов, но помогает принимать эффективные решения, повысить конкурентоспособность предприятия за счет того, что нужная информация становится легкодоступной и всегда "под рукой". Технология построения действенной системы документооборота предприятия описана в данной книге.
2. Методы и средства работы с документами. Антология. -Едиториал УРСС, 2000 г.
Сборник представляет работы по теоретическим и прикладным аспектам документооборота и смежным задачам распознавания текста, взаимодействия с базами данных, пользовательского интерфейса. Сборник адресован исследователям и разработчикам систем документооборота.
3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999
В монографии изложены основы и вопросы повышения эффективности автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы, связанные с переходом на безбумажную технологию. Рассмотрены принципы построения современных систем управления электронными документами (СУД) и тенденции их развития. Приведены описания наиболее передовых зарубежных продуктов в области СУД. Приведены стандарты в области кодирования, сжатия, обмена, интеграции различных видов информации.
4. В. Жеребенкова. Документооборот на предприятии. - Вершина, 2005 г.
В книге рассмотрен документооборот с позиции бухгалтерского и налогового учета. Описан порядок составления организационно-распорядительных документов. Приводятся образцы унифицированных форм, используемых при расчетах с подотчетными лицами, выполнении кассовых операций, операций по расчетному счету, при учете материальных и нематериальных активов, основных средств, труда и заработной платы. Представлены регистры налогового учета, разработанные автором.
5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.
Изложены принципы и особенности создания автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Осуществлен выбор критериев и сравнение характеристик автоматизированных систем документационного обеспечения управления фирм-разработчиков, которые длительное время работают на российском рыке и имеют большое количество успешных практических внедрений. Рассматриваются вопросы нормативно-правового обеспечения систем электронного документооборота.
6. СЭД (рынок России)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8
Характеристика российского рынка систем электронного документооборота
7. Layna Fischer. Innovation and Excellence in Workflow Process and Knowledge Management. – Future Strategies Inc., 2000
Приведено описание наиболее выдающихся проектов в области реорганизации и управления бизнес-процессами и внедрения систем workflow. Упрощение бизнес-процессов с помощью технологии workflow и экстрасетевых решений. Технологии для виртуального предприятия. Стратегии workflow и группового программного обеспечения. Современные стратегии бизнеса и поддержка процессов. Рынок workflow. Интеграция систем workflow по обработке счетов к оплате и графических образов документов.
8. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. -288 с.
Рассмотрены информационные технологии, применяемые при компьютеризации делопроизводства. Для приобретения практических навыков даны примеры с анализом их исполнения. Приведена технология создания системы управления базами данных. Рассмотрена работа с издательскими системами.
9. Глинских Александр. Мировой рынок систем электронного документооборота. - Jet Info №8 (2002)
http://www.jetinfo.ru/2002
Основные понятия о системах электронного документооборота. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД. Российский рынок СЭД. Примеры применения CЭД в мире. Интеграция СЭД с другими приложениями: ERP-системами и CRM-системами. Особенности выбора и внедрения СЭД. Основные участники мирового рынка СЭД и российского рынка СЭД. Ключевое значение для предприятия вопросов оптимизации и контроля документооборота и контроля за обработкой информации.
10. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М: Логос, 2011. -452 с.
Раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др.
11. ГОСТ 34.602-89 "Техническое задание на создание автоматизированной системы."
Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы».
12. Леонид Рейнгольд, к.т.н., Обзор систем электронного документооборота
http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
Рассматриваются государственные инициативы вокруг «Электронного документа», стандарты в области СЭД, технические возможности современных систем электронного документооборота, сравниваются их характеристики.
13. ГОСТ Р 51141-98
Отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
14. Алексей Назаренко, История и тенденции развития современных СЭД
http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html
Рассматриваются история подхода к разработке, развитие функциональности, позиционирование и современная функциональность СЭД, будущее рынка систем электронного документооборота.
15. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. – ИНИОН РАН, 2003 г.
В сборнике анализируются проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.
16. Системы электронного документооборота: критерии выбора
http://www.doc-online.ru/a_id/156/
17. СЭД (Программные технологии)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0%94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82%D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)
18. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: Интел-Синтез, 2002 г.
19. Michael J. D. Sutton. Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications, 1996
20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Electronic document management systems - Prentice Hall PTR, 1997
1
Содержание
Введение
1. Системы электронного документооборота
2. Понятие электронного документа
3. О регулировании использования систем электронного документооборота
4. Понятие электронно-цифровой подписи
Заключение
Список использованных источников
Введение
Широкое внедрение компьютерной техники во все сферы деятельности человека привело к изменениям в обществе, пожалуй, не меньшим, чем промышленная революция XIX в. За несколько десятилетий ЭВМ превратились из чисто "вычислительных" машин в мощные системы по обработке, хранению, передаче информации.
В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий переворот в области передачи и распространения информации. С использованием средств удаленного доступа стали проводиться торги, участники которых имеют возможность совершать сделки, не покидая своего офиса. Поручения о переводе денег могут передаваться в банк в виде компьютерных данных за считанные секунды. Чтобы заключить договор в письменной форме, уже необязательно писать его на бумаге и заверять подписью и печатью - достаточно заверить компьютерный файл с текстом договора электронной цифровой подписью и направить его по телекоммуникационным каналам партнеру.
Именно компьютеризация информационной деятельности помогла человечеству существенно ускорить процессы обработки, поиска, передачи информации, повысить надежность хранения больших ее массивов и тем самым преодолеть так называемый "второй информационный барьер".
Вместе с тем компьютеризация привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и правовых. Традиционные правовые системы создавались в эпоху, когда главенствующую роль в рыночном обмене занимали материальные товары ("индустриальная цивилизация"), а теперь, когда информация в стоимостном выражении стала существенной частью рынка, когда новые компьютерные технологии существенно изменили функционирование самого рынка, указанные системы часто уже не дают адекватных ответов на многие вопросы.
К числу таких проблем можно отнести следующие:
· появление нового типа преступлений - преступлений в сфере компьютерной информации, связанных с несанкционированным доступом к компьютерной информации, созданием и распространением компьютерных вирусов и т.п.;
· обеспечение правовой охраны программ для ЭВМ; определение правового режима компьютерной информации, баз данных;
· регламентация доступа к базам данных, содержащим сведения о личной жизни граждан, определение ответственности за несанкционированное разглашение таких сведений;
· правовое регулирование использования систем электронного документооборота и в связи с этим определение правового статуса электронных документов;
· правовые проблемы, связанные с функционированием глобальных сетей, трансграничной передачей данных и трансграничными компьютерными преступлениями, и ряд других.
Системы электронного документооборота
Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным (электронным).
Первые системы электронного документооборота (ЭДО) появились в банковской сфере. В западной литературе такие системы получили название "системы электронного перевода денежных средств" (The Electronic Funds Transfer Systems (EFTS)). Одна из таких систем SWIFT1 функционирует с начала 1970-х годов.
В дальнейшем системы ЭДО стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией. (Английское название таких систем Electronic Data Interchange, или сокращенно EDI.) Уже много лет такие системы используются для продажи и бронирования авиационных билетов; пятнадцать национальных союзов предприятий химической промышленности стран Западной Европы создали специальную организацию для осуществления обмена электронными документами; аналогичная организация была учреждена и западноевропейскими производителями автомобилей; транснациональная текстильная компания "Benetton" использует систему ЭДО для передачи необходимой информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством продукции.
Даже эти несколько примеров показывают, насколько широк спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. И в такой сфере, как оформление таможенных документов, где, казалось бы, трудно избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых странах (например, во Франции, Норвегии) стало возможным представление деклараций в электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского таможенного управления присоединилось около семидесяти крупнейших норвежских компаний. В рамках этого проекта создана система ЭДО, позволяющая ее участникам использовать электронные таможенные декларации, которые направляются в таможенные органы из центральных офисов фирм по телекоммуникационным сетям.
В последние годы системы ЭДО стали активно внедряться и в нашей стране. Ряд крупных банков и банковских объединений (например Межбанковский финансовый дом) создают и используют в работе с клиентами и в межбанковском обмене указанные системы.
Очевидно, масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях.
Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с ЭДО скорость. Но и по сравнению с ними ЭДО имеет существенное преимущество. Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре. Проблема стандартизации документов в системах ЭДО является одной из важнейших на настоящий момент.
Во-вторых, значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации (например, вся "Большая советская энциклопедия" может быть записана на одном жестком магнитном диске персонального компьютера). Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.
В-третьих, использование систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле3. Суммарное годовое сокращение издержек благодаря использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в 1989 г. в 5 млрд норв. кр.4 (около 1 млрд долл.).
Прежде чем перейдем к правовым аспектам использования систем ЭДО, остановимся вкратце еще на двух вопросах, имеющих непосредственное отношение к обсуждаемой теме.
Любой ли обмен данными в электронном виде можно считать электронным документооборотом?
Существуют два подхода к определению этого понятия. Первый подход (его можно назвать ЭДО в широком смысле) предполагает, что любой обмен компьютерными данными между различными субъектами можно считать ЭДО. В этом смысле, например, передача компьютерных файлов на дискете или система электронной почты, когда получаемая информация обрабатывается "вручную", подпадают под определение ЭДО. Например, П. Даукинс дает такое определение: "ЭДО есть передача коммерческой информации между организациями в электронном в иде и, в частности, между компьютерами различных организаций"5. При втором подходе (ЭДО в узком смысле) к подобным системам относят только передачу по каналам телекоммуникационной связи структурированной коммерческой информации, причем предполагается, что хотя бы первичная обработка сообщений производится автоматически, без участия человека. Д. Палмер пишет: "ЭДО - это передача структурированной деловой информации от компьютера к компьютеру"6. Приведем еще два определения: "ЭДО - это передача электронным способом структурированных в соответствии с согласованными стандартами сообщений между информационными системами"; "сообщение - это набор связанных между собой данных, структурированных в соответствии с согласованными стандартами; данные подготовлены в компьютерочитаемом формате и могут быть автоматически и однозначно обработаны; набор таких данных предназначен для передачи в электронном виде"7. Очевидно, таким требованиям удовлетворяют банковские системы, автоматизированные системы проведения торгов. В названных системах автоматически проверяется аутентичность документа, его допустимость, т. е. соответствие структуры документа согласованным стандартам, и возможно автоматическое выполнение определенных операций, предусмотренных для допустимых документов.
В дальнейшем в данной статье, если специально не будет оговорено другое, речь будет идти об ЭДО в широком смысле. Следует отметить, что в любом случае предполагается обмен деловой информацией между различными субъектами. Компьютерное же делопроизводство в рамках одной организации или частная переписка с использованием электронной почты, например, не подпадают под данное определение ЭДО.
Кто относится к субъектам электронного документооборота?
Принципиально возможны две схемы организации ЭДО. Первая схема предполагает прямую передачу данных участниками ЭДО без привлечения третьих лиц.
В этой ситуации стороны сами устанавливают "правила игры", т. е. определяют стандарты сообщений, выбирают оборудование и программное обеспечение, определяют процедуры разрешения конфликтов. При решении вопроса о распределении риска убытков здесь возможно участие третьих лиц (разработчиков программного обеспечения, поставщиков специального оборудования); подробнее эти вопросы будут рассмотрены в следующей статье. Более распространенной является вторая схема, в которой присутствует фирма-провайдер, обычно берущая на себя установку программного обеспечения и оборудования, контроль за их работой, следит за корректностью передачи данных, оказывает услуги по ведению архива передаваемых данных и т. п.
Для организации такого варианта ЭДО можно использовать две структуры договорных связей.
В первом случае обычно провайдер и несколько сторон создают начальную сеть ЭДО, в дальнейшем к ним может присоединиться произвольное количество новых участников. Здесь, как и в случае, представленном в схеме 1, участники ЭДО (а также провайдер) связаны между собой договором, в котором определены права и обязанности сторон, описаны процедуры разрешения конфликтов, распределение риска убытков. Поскольку функционирование системы ЭДО начинается после подписания такого договора, то данный договор заключается в традиционной письменной форме (на бумаге). Это обстоятельство, как будет показано далее, является существенным для признания арбитражными судами электронных документов в качестве доказательств.
Второй случай характерен для открытых сетей. Здесь участники ЭДО заключают договор только с провайдером. В такой ситуации участники (которые, возможно, физически располагаются даже на разных континентах, что затрудняет их непосредственное общение) могут заключить договор об использовании системы ЭДО в электронном виде. Упомянутый договор может содержать свои (отличные от общих) стандарты сообщений и другие положения, аналогичные описанным в предыдущем случае, но эти две модели организации систем ЭДО, похожие по сути, существенно различаются с точки зрения возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде.
Назовем теперь основные, на наш взгляд, юридические проблемы, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО. К ним относятся:
1. проверка подлинности электронного документа;
2. возможность использования электронных документов (ЭД) в качестве доказательств в арбитражных судах;
3. распределение риска убытков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО;
4. взаимоотношения юридических лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими фирмами, налоговыми и другими государственными органами, куда необходимо представлять отчетность о своей деятельности;
5. международноправовые проблемы, которые могут возникнуть, когда, например, два участника ЭДО и провайдер находятся в разных странах;
6. стандартизация;
7. защита информации в системах ЭДО.
Понятие электронного документа
С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.
Прежде всего попытаемся сформулировать, что же такое традиционный документ (документ на бумажном носителе). Нам представляется, что наиболее полное и точное его определение дал В. Я. Дорохов: "Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей"8.
Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее определением ЭДО). Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.
Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста ) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.
Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.
Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.)
И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.
Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.
С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.
Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.
StudFiles.ru
/ Информац системы в экономике
-
Под системой понимается
-
целостная совокупность элементов любого типа, взаимосвязанных между собой, взаимодействие которых обеспечивает достижение поставленной цели
-
совокупность взаимосвязанных однородных элементов
-
комплекс взаимосвязанных частей, состоящих из разнотипных элементов
-
ничего из перечисленного
-
-
Элемент системы – это
-
структурная единица системы, не подлежащая делению в данных условиях рассмотрения системы
-
часть системы, выполняющая одну или несколько самостоятельных функций системы
-
автономная часть системы
-
ничего из перечисленного
-
-
Эргономикой называется
-
наука, изучающая взаимодействие человека и машины в конкретных условиях производственной деятельности с целью рационализации производства
-
наука, изучающая технологический процесс производства
-
способы и методы организации рабочего места
-
ничего из перечисленного
-
-
Теория построения ИС - это наука
-
об информации, способах и методах ее производства, а также использования информации в различных областях человеческой деятельности с применением разнообразных технических средств и носителей информации
-
охватывающая области, связанные с разработкой, созданием, использованием и материально-техническим обслуживанием систем обработки информации, включая машины, оборудование, математическое обеспечение, организационные аспекты, а также комплекс промышленного, коммерческого, административного, социального и политического воздействия
-
изучающая процессы и явления, связанные с созданием, накоплением и распространением научно-технической информации
-
о научных коммуникациях
-
-
Основным предметом ИС является
-
информационная технология
-
информация и ее содержание
-
использование информации в различных сферах человеческой практики
-
-
Технологией называется
-
определенный комплекс научных и инженерных знаний, воплощенных в способах, приемах труда, наборах материально-вещественных факторов производства, способах их соединения для создания какого-либо продукта или услуги
-
непрерывная последовательность действий, направленная на создание какого-либо продукта или услуги с учетом определенных начальных условий и удовлетворения четко сформулированных критериев
-
процесс создания каких-либо продуктов или услуг
-
-
Автоматизированная информационная система – это
-
человеко-машинная система обработки информации, в которой оптимальным образом сочетаются работа автоматических устройств и деятельность человека
-
система обработки информации, в которой используются только автоматические устройства, а деятельность человека сведена исключительно к контрольным функциям
-
система взаимосвязанных автоматических устройств обработки информации, полностью исключающая деятельность человека
-
-
Понятие справочной информационной системы включает
-
информационный массив в определенной предметной области
-
информационно-поисковый аппарат
-
техническую базу для реализации информационного процесса
-
пользовательский интерфейс
-
технологические навыки пользователя работы с системой
-
-
Под алгоритмом понимается
-
точное предписание выполнения вычислительного процесса, ведущего от варьируемых исходных данных к искомому результату
-
последовательность операций и процедур решения любой задачи
-
описание процесса решения задачи с использованием выразительных средств естественного языка и средств структурной лингвистики
-
-
Информационная потребность – это
-
осознанная необходимость получить ту или иную информацию
-
формулирование потребности в информации на естественном языке
-
формулирование потребности в информации на одном из формализованных языков
-
-
Определение документа с точки зрения информации
-
материальный носитель с закрепленной на нем информацией, имеющей юридическую силу
-
файловая структурная единица, созданная с помощью ЭВМ
-
структура, содержащая какие-либо данные
-
-
Определение документооборота с точки зрения информации
-
движение документов в соответствии с принятыми маршрутами (путями) и расписаниями, с указанием источника (отправителя) и приемника (получателя)
-
оборот документов в той или иной организации (учреждении, предприятии)
-
конкретная последовательность операций и процедур работы с документами как внутри отдельно взятой организации так и между отдельными организациями
-
-
База данных представляет собой
-
упорядоченный массив данных, представленных на различных носителях и предназначенных для решения широкого круга задач в определенной предметной области с использованием различных технических средств
-
информационный массив, предназначенный для решения задач в определенной предметной области
-
именованная совокупность структурированных, логически взаимосвязанных данных, хранимая в запоминающих устройствах вычислительной машины и относящаяся к определенной предметной области
-
совокупность данных, независимая от прикладных программ
-
-
База знаний представляет собой
-
именованная совокупность структурированных, логически взаимосвязанных программных модулей и программируемых алгоритмов, реализующих правила, зависимости, отношения характерные для узкой предметной области, хранимая в запоминающих устройствах вычислительной машины
-
совокупность долговременных данных различного назначения, представленных на разных носителях и предназначенных для решения задач в узкой предметной области с использованием самых разнообразных технических средств
-
совокупность различных данных и знаний в определенной предметной области, которая предназначена для решения экспертных задач с использованием интеллектуального труда высококвалифицированного специалиста
-
-
Инженерия знаний определяется как
-
процесс создания экспертных систем
-
использование знаний в решении трудно формализуемых задач
-
применение экспертных систем в решении трудно формализуемых задач
-
ничего из перечисленного
-
-
Экспертная система – это
-
компьютерная программа, использующая экспертные знания для обеспечения высокоэффективного решения задач в некоторой узкой предметной области
-
система, предназначенная для решения трудно формализуемых задач с использованием интуитивных знаний высококвалифицированного специалиста
-
развитая система баз данных, предназначенная для решения широкого круга задач
-
-
Система управления базой данных это совокупность языковых и программных средств
-
для описания данных, для создания и формирования базы данных, для манипулирования данными, обеспечивая доступ к данным широкого круга прикладных программ, а также сохранность данных и их восстановление
-
позволяющая управлять данными как на машинных так и других носителях
-
для создания и манипулирования базами данных и знаний при решении целевых задач в определенной предметной области
-
-
Под телеобработкой данных понимается
-
обработка данных на расстоянии с использованием компьютерных сетей
-
обработка данных с использованием видеотерминала (монитора)
-
многоступенчатая обработка данных
-
-
Интернет определяется как
-
всемирное кооперативно управляемое сообщество компьютерных сетей и отдельных компьютеров, обменивающихся информацией с помощью протоколов TCP/IP
-
всемирная компьютерная сеть под единым управлением
-
всемирная организационная структура, управляемая фирмой MicroSoft и функционирующая на базе международных средств связи различного назначения
-
-
Всемирная паутина (WWW - World Wide Web) – это
-
мультимедийная гипертекстная технология общения посредством компьютерных сетей
-
сетевая компьютерная технология, ориентированная на пересылку файлов и неформатированного текста
-
всемирная компьютерная сеть
-
-
Автоматизированное рабочие место (АРМ) представляет собой
-
взаимосвязанный комплекс программных, технических, методических, организационных и технологических средств, обеспечивающий решение задач в определенной предметной области
-
комплекс технических и коммуникационных средств, предназначенных для оснащения рабочего места специалиста
-
оснащение рабочего места специалиста компьютером и соответствующим периферийным оборудованием
-
-
Справочная правовая система включает в себя
-
правовую базу данных
-
поисковый аппарат
-
интерфейс пользователя
-
подсистему пополнения правовой базы данных
-
-
Под локальной вычислительной сетью понимается
-
совокупность компьютеров, размещенных на ограниченной площади, связанных между собой монопольными каналами связи и предназначенных для кооперативной обработки информации путем разделения ресурсов сети и осуществления информационных коммуникаций
-
совокупность компьютеров, удаленных друг от друга на значительные расстояния, связанных между собой каналами связи общего пользования и предназначенных для осуществления информационных коммуникаций
-
компьютерная сеть для решения региональных задач с использованием общедоступных средств передачи данных и предназначенная для интегрированной обработки данных конкретного региона
-
-
Для информатизации общества необходимо
-
всеобщая компьютеризация
-
всемерное развитие средств коммуникаций
-
всеобщее обучение основам информатики и навыкам владения передовыми информационными технологиями
-
решение правовых проблем информатики
-
гармоническое социальное развитие человека и общества
-
-
Основу современного программного обеспечения составляют
-
системное программное обеспечение
-
прикладное программное обеспечение
-
инструментальные программные средства
-
-
Системное программное обеспечение – это
-
операционные системы
-
операционные оболочки
-
программные средства тестирования, контроля и обслуживания оборудования
-
-
Прикладное программное обеспечение - это программные средства
-
решения прикладных задач в различных сферах человеческой деятельности
-
управления технологическими процессами
-
развлечений
-
-
Операционная система предназначена для
-
начального запуска компьютера
-
контроля и диагностики всех основных частей и ресурсов компьютера
-
управления вычислительным процессом и ресурсами ЭВМ
-
обеспечения общения пользователя с компьютером посредством набора пользовательских команд
-
-
Распределенная база данных определяется как
-
согласованные базы данных, расположенные в разных узлах компьютерной сети под общим управлением
-
база данных, расположенная на нескольких устройствах хранения в компьютере
-
упорядоченный массив данных
-
информационный массив, предназначенный для решения задач в определенной предметной области
-
именованная совокупность структурированных, логически взаимосвязанных данных, хранимая в запоминающих устройствах вычислительной машины и относящаяся к определенной предметной области
-
совокупность данных, независимая от прикладных программ
-
-
Релевантный документ – это
-
документ, выданный информационно-поисковой системой и соответствующий запросу
-
документ, выданный информационно-поисковой системой и соответствующий информационной потребности
-
любой документ, выданный информационно-поисковой системой
-
-
Общим видом поиска документов в справочно-правовых системах является
-
поиск по реквизитам
-
ситуационный поиск
-
проблемный поиск
-
-
Отличительной чертой СПС «Консультант Плюс» является
-
наличие развитой аналитической системы правовых документов и элементов электронного документооборота
-
ориентация на отдельные пользовательские правовые базы
-
наличие единой информационной базы правовых документов
-
-
Отличительной чертой СПС Гарант является
-
наличие развитой аналитической системы правовых документов и элементов электронного документооборота
-
ориентация на отдельные пользовательские правовые базы
-
наличие единой информационной базы правовых документов
-
-
Автоматизированная система документооборота обеспечивает
-
безбумажный документооборот
-
упорядоченное функционирование бумажного документооборота
-
создание новых форм документов
-
-
Безбумажный документооборот в современном понимании - это
-
оптимальное сочетание традиционных и электронных способов и методов реализации документооборота, сводящее к разумному минимуму представления документов на твердом (бумажном) носителе
-
документооборот, полностью исключающий представление документов на твердом носителе
-
процесс создания и движения документов вне правовой сфере деятельности
-
-
Интегрированная автоматизированная информационно-управленческая система определяется как
-
многофункциональный программно-технологический комплекс, охватывающий взаимодействующую совокупность автоматизированных рабочих мест организационного управления и управления технологическими процессами
-
автоматизированная система организационного управления с использованием автоматизированных информационных технологий и экономико-математических методов
-
автоматизированная информационная система, обеспечивающая решение управленческих задач
-
-
Интегрированная банковская информационная система – это
-
единый программно-технологический комплекс, являющийся средством ускорения освоения, возвратности и сбалансированности ресурсов, контролируемых по заданным условиям финансирования и кредитования
-
совокупность разрозненных автоматизированных рабочих мест банковских работников под общим организационным управлением
-
автоматизированная система организационного управления банком с использованием автоматизированных информационных технологий и справочно-правовых систем
-
-
Основным видом машинного носителя, обеспечивающим взаимодействие банка и клиента в электронном денежном обращении, является
-
пластиковая карточка
-
денежный знак
-
только валюта США
-
-
Наиболее распространенным видом пластиковых карт в электронном денежном обращении являются
-
магнитные карты
-
смарт-карты
-
суперсмарт-карты
-
-
Наиболее надежным видом пластиковых карт в электронном денежном обращении являются
-
магнитные карты
-
смарт-карты
-
суперсмарт-карты
-
-
Самым многофункциональным видом пластиковых карт в электронном денежном обращении являются
-
магнитные карты
-
смарт-карты
-
суперсмарт-карты
-
-
Моделью представления знаний в ИС может быть
-
любая из перечисленных
-
продукционная
-
семантическая сеть
-
фреймовая
-
логическая
-
-
Особенностью модели представления знаний в ИС в виде фреймов является
-
ориентированный граф с размеченными вершинами и дугами: в вершинных располагаются объекты или ситуации, а дуги - отношения между ними
-
структура, представляющая некоторый концептуальный объект или ситуацию, которая может быть заполнена конкретными значениями
-
продукция, представленная выражением Если ....., то ......"
-
-
Особенностью модели представления знаний в ИС в виде правил продукции является
-
ориентированный граф с размеченными вершинами и дугами: в вершинах располагаются объекты или ситуации, а дуги - отношения между ними
-
структура, представляющая некоторый концептуальный объект или ситуацию, которая может быть заполнена конкретными значениями
-
продукция, представленная выражением Если ....., то ......"
-
-
Основными элементами экспертной системы могут быть
-
база знаний
-
механизм вывода
-
решатель
-
механизм объяснений
-
Механизм пополнения знаний
-
-
Услугами какого провайдера лучше пользоваться?
-
того, который расположен рядом с Вами и пользуется той же АТС
-
выбор провайдера не имеет значения
-
того, который расположен рядом с Вами и пользуется центральной АТС
-
-
Под сервером в Интернете понимается
-
мощный компьютер, распределяющий ресурсы и выполняющий роль связующего звена в Интернете
-
компьютер, который принадлежит пользователю, зарегистрированному в Интернете
-
человек, к которому Вы обращаетесь по всем вопросам, связанным с использованием Интернета
-
-
Web - серверы предназначены для
-
связи с мировой паутиной
-
приема и пересылки электронной почты
-
хранения файлов, доступных для загрузки пользователя в сети
-
-
Почтовые серверы предназначены для
-
приема и пересылки электронной почты
-
связи с мировой паутиной
-
хранения файлов, доступных для загрузки пользователя в сети
-
-
Назначение NNTP – серверов для
-
обработки телеконференций новостей
-
хранения файлов, доступных для загрузки пользователя в сети
-
приема и пересылки электронной почты
-
-
Назначение DNS- серверов для
-
того, чтобы переводить буквенные телефонные адреса в цифровые и наоборот
-
приема и пересылки электронной почты
-
связи с мировой паутинкой
-
-
Под Протоколом понимается
-
знаковая система (язык), который понимают все пользователи сети
-
знаковая система (язык), используя которую необходимо писать все свои послания по сети
-
информация обо всех отосланных по сети письмах и сообщениях, включающая в себя дату отправления и объем послания
-
-
Браузер определяется как
-
компьютерная программа для работы с Web-ом
-
протокол передачи гипертекстов, то есть Web-страничек
-
программа, обслуживающая сервер провайдера
-
-
С помощью данного меню можно удалить надписи на панели управления Internet Explorer меню
-
Edit
-
File
-
View
-
-
Поиск информации осуществляется следующим образом
-
через поисковые системы
-
посылается запрос провайдеру, а он находит нужную информацию
-
используются каталоги и справочники, в которых приведены все нужные электронные адреса
-
-
Выберите российскую поисковую систему из приведенных ниже поисковых систем
-
Rambler
-
Yahoo!
-
Lycos
-
-
Выберите российскую поисковую систему из приведенных ниже поисковых систем
-
Aport
-
Infoseek
-
LookSmart
-
-
Энтропия по определению это
-
степень неопределенности представлений о содержании сообщения
-
изменяющаяся часть сообщения
-
файл, определяющий недостающую часть информации
-
разность между апостеорной и априорной неосведомленностями о состоянии системы
-
-
Точность выходной информации ИС определяется
-
ценой младшего разряда преобразователя >
-
частотой квантования физической величины
-
диапазоном измерения физической величины
-
перекрестным влиянием каналов обработки информации в ИС
-
-
В алгоритме управления, реализующем максимальное быстродействие, моменты изменения знака управляющего ресурса определяются
-
максимумом управляющей функции
-
функцией переключения
-
знаком производной по времени от величины рассогласования
-
моментом изменения знака производной по времени от величины рассогласования
-
-
Лучшее качество переходного процесса при управлении по критерию точности достигается при значении логарифмического декремента затухания, равном
-
нулю
-
единице
-
0.5
-
0.707
-
0.3333
-
-
Устойчивость процесса управления при критерии качества, определяемом точностью, достигается
-
видом алгоритма управления
-
наличием в алгоритме управления составляющих, пропорциональных величине рассогласования и производной от рассогласования по времени
-
наличием в алгоритме управления составляющих, пропорциональных величине рассогласования, а также первой и второй производным от рассогласования по времени
-
строго определёнными значениями коэффициентов при составляющих алгоритма управления и их соотношениями
-
-
Жесткая отрицательная обратная связь ЖООС
-
повышает устойчивость процесса управления к воздействию случайных воздействий на систему
-
уменьшает значения установившихся погрешностей по окончании переходных процессов
-
повышает чувствительность к помехам в каналах связи между элементами структуры ИС
-
-
Астатической называют систему,
-
в алгоритме управления которой нет составляющих, пропорциональных производным от рассогласований
-
в которой величина установившейся погрешности по окончании всех переходных процессов равна нулю
-
алгоритм управления в которой содержит составляющие, пропорциональные интегралам от рассогласований
-
-
Под топологией сети в ИС понимается
-
система организации линий связи между структурами ИС с учетом расположения её элементов на местности
-
схема кабельных соединений между компьютерами, образующими ИС
-
система связи, обеспечивающая высокую надежность передачи информации на большие расстояния
-
-
Наиболее широко в ИС используется топология
-
кольцевая
-
звездообразная
-
общая шина
-
-
Определение себестоимости продукции и анализ эффективности производства организуется в следующей структуре ИС производственного предприятия в
-
автоматизированной системе управления предприятием
-
планово-экономическом отделе
-
службе главных специалистов
-
бухгалтерии
-
-
В число основных требований к работе ИС Отдела Кадров любого предприятия обязательно должны быть включены
-
полнота учёта данных по всем сотрудникам
-
требования, определяемые из условий, вытекающих из теоремы Котельникова
-
динамика движения кадров
-
-
Одной из самых надежных гарантий исключения несанкционированного доступа к ИС является
-
ввод Пароля
-
ввод Логина
-
механическая блокировка включения компьютера
-
-
При повреждении связи между двумя соседними узлами ИС в кольцевой топологии передача информации обеспечивается
-
во всех случаях
-
только к соседнему узлу
-
9
StudFiles.ru
Важнейшие термины в сфере электронного документооборота
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98);комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа ("Википедия").
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р 51141-98).
Система управления документами (records system): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
Электронный документооборот (ЭДО)–
(i) документооборот, организованный с использованием системы электронного документооборота, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно (экспертное определение [12]);
(ii) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства" ("Википедия").
Документ на машинном носителе –документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (ГОСТ Р 51141-98), пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ –
(i) "документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах" (Федеральный закон [13]);
(ii) "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме" (Федеральный закон [14]) ;
(iii) это любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации, и сохранённая на машинном носителе.
Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.).
Электронный документ может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (экспертное определение 12);
(iv) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата ("Википедия").
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) –
(i) "электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию" (Федеральный закон [15]).
(ii) "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" (Федеральный закон 14); аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов ("Википедия");
(iii) реквизит электронного документа, предназначенный для удостоверения источника данных и защиты электронного документа от подделки(экспертное определение 12);
Системы электронного документооборота, СЭД (системы автоматизации документооборота) –
(i) "организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации" ("Википедия", март 2010 г.);
(ii) "автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению" ("Википедия", ноябрь 2010 г.);
(iii) это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.
В западной терминологии для подобных систем используются термины EDMS, ECM System [16] (экспертное определение 12).
Бизнес-процесс –
Совокупность нескольких связанных между собой процедур либо функций, которые совместно реализуют некоторую задачу бизнеса или политическую цель /обычно в контексте организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения/ (экспертное определение 12).
N.B. Здесь существенно отметить, что терминология и содержание сферы "системы электронного документооборота" «сегодня», как и «вчера», находятся в стадии перманентного, практически ежедневного, развития и уточнения – как и любой современной стремительно развивающейся сферы инновационной деятельности. И в этом нет ничего удивительного. Важно, что это развитие только благоприятствует интенсивному повышению качества государственного управления…
Основные принципы электронного документооборота ("Википедия")
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Ключевые требования к системам электронного документооборота [17]
Система электронного документооборота (СЭД) должна поддерживать полный традиционный жизненный цикл обработки и хода исполнения документа: от подготовки или поступления в организацию/предприятие, регистрации, передачи на исполнение, согласования, утверждения, отправки, в том числе с использованием электронной почты и электронно-цифровой подписи, – до передачи документа на архивное хранение с дальнейшим выделением его к уничтожению.
Полнофункциональная СЭД в обязательном порядке должна обеспечивать автоматизацию практически всех технологических процессов обработки документов, обращающихся в организации/предприятии – среди них:
- регистрация, учетиконтроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
§ подготовка и согласование проектов документов;
§ учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении;
§ применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
§ разделение доступа к документам;
§ инструментарий резервногосохранения и восстановления информации.
Кроме этого комплексные СЭД, как правило, должны включать следующие функции:
§ возможность массового трансферта бумажных документов в электронный вид, использование поточного сканирования, распознавания и привязки документов;
§ индексирование и релевантный поиск по контексту с учетом морфологии языка;
§ обмен электронными документами между территориально распределенными подразделениями;
§ учет и хранение электронных документов;
§ интеграцию с технико-программными средствами защиты информации, программным обеспечением удостоверяющих центров, систем электронной почты;
§ информационный обмен с системой межведомственного документооборота;
§ информационное взаимодействие с сайтами организаций/предприятий для обеспечения автоматической обработки обращений граждан;
§ программный инструментарий для функционального расширения СЭД, увеличения объемов хранения и обработки данных;
§ наличие развитого и интуитивно понятного программного интерфейса.
В порядке исторического отступления – о рождении термина СЭД [18]
Несмотря на то, что Системы электронного документооборота (СЭД) относятся к старейшему сегменту программного обеспечения (ПО), сегодня ситуацию здесь можно охарактеризовать словом "формирующаяся". Массовое применение вычислительной техники началось в нашей стране примерно двадцать лет назад с приходом персональных компьютеров, именно тогда и появилось понятие "электронный документ". Чуть позже в борьбе за право обозначать отрасль ПО управления документами вступило слово "документооборот". Точнее, оно оборонялось от других терминов, в том числе зарубежных (сначала workflow, потом – Enterprise Content Management, ECM). И, тем не менее, именно аббревиатура СЭД еще в середине заканчивающегося десятилетия утвердилась в качестве практически официального названия отрасли (хотя были у нее и конкуренты – СДО, САД, СУД...). Вместе с тем парадокс заключается и в том, что как раз "электронный документооборот" на самом деле не вполне адекватно отражает положение дел с реальным использованием СЭД даже сейчас и скорее отражает наше идеальное представление о том, что мы хотим получить от таких систем – поскольку о полной замене бумажного документооборота электронным мы можем пока только мечтать.
Проблема заключается еще и в том, что, сколь-нибудь четкого, общепризнанного определения понятия СЭД просто не существует (сравните два его определения в Википедии – март 2010 г. и ноябрь 2010 г., раздел "Важнейшие термины…" пособия).
Оценивая ситуацию в области СЭД, нужно отметить, что, по сути, только сейчас закончился этап автоматизации бумажного документооборота (электронный учет бумажных документов), и мы начинаем поворачиваться в сторону создания полноценных систем электронного документооборота.
За последние 15 лет российские СЭД-решения прошли путь от переноса в электронную форму регистрационно-учетных журналов до создания систем "сквозного документооборота" в масштабах крупных холдингов. Такие системы "научились" согласовывать документы в электронном виде, хранить образы, использовать ЭЦП, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. СЭД стали средством поддержки не только сотрудников канцелярии, а значительной части управленческого персонала.
Сегодня во многом различие между нашей СЭД и "их" ECM определяется достаточно просто: СЭД подразумевает автоматизацию системы управления организацией (чаще всего на уровне аппарата канцелярии при руководстве), а ECM – автоматизацию деятельности предприятия в целом.
Концепция ЕСМ – Enterprise Content Management (управление корпоративным содержимым) [19]
Начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management – ECM)", а не управление электронным документооборотом. Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.
С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно– и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия/организации, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев[20] данных, включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров[21]. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др.
Следует отметить, что ECM существует до настоящего времени лишь как концепт, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД.
Сегодня СЭД – это информационная система конкретного предприятия, помогающая структурировать и автоматизировать работу с информацией (и документацией) в широком понимании, включая используемое программное обеспечение, методологии, регламенты работы, стандарты предприятия и т.д. ECM – это концепция, точка зрения на структуру предметной области работы с информацией. В российской практике СЭД, как правило, автоматизируют лишь часть задач ECM, обычно это управление документами и их хранение, управление потоками работ. Но в то же время ряд организаций автоматизируют с помощью СЭД и нетипичные для ECM задачи, находящиеся на стыке “интересов” других классов систем (ERP, CRM и пр.), такие как работа со счетами, с контрагентами, с кадрами и т.д.[22]
Системы электронного документооборота (СЭД): классификация [23]
Сегодня СЭД не просто приложения, предназначенные для перевода бумажных документов в электронный формат, и даже не средства автоматизации делопроизводства, а полноценный инструмент управления бизнес-процессами. При всем многообразии решений этого класса, интенсивным развитием рынка СЭД существует несколько подходов к их классификации.
Все системы электронного документооборота (СЭД), представленное на мировом рынке, можно с достаточной степенью условности разделить на две базовые группы: универсальные системы и приложения для автоматизации отдельных бизнес-функций предприятия/организации.
Универсальные системы не привязаны к отдельным процессам, а предлагаются, как правило, в качестве базового пакета, который предприятие/организация настраивает, или, вернее, подстраивает под свои специфические нужды.
На мировом рынке господствует тенденция к лидерству комплексных универсальных систем, в то время как для российского рынка характерен высокий спрос на продукты, автоматизирующие отдельные функции или процессы с последующей интеграцией их в структуру информационной сети.
Эксперты компании "РБК Консалтинг" предлагают классификацию СЭД в зависимости от специфических задач, определенной "ниши", занимаемой в рамках общей системы документооборота:
n системы WorkFlow,
n системы делопроизводства,
n электронные архивы документов,
n системы коллективной обработки документов и
n комплексные системы управления документами.
§ Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.
§ Системы делопроизводства – это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа.
§ Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки – программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.
§ Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.
§ Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.
Эксперты компании "International Data Corporation" (IDC) выделяют в секторе СЭД:
n системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM – Electronic Document Management),
n корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM),
n системы управления контентом (Content Management Systems),
n cистемы управления информацией (Information Management Systems),
n системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и
n системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems).
§ СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDM-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.
§ Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.
§ Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
§ Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).
§ Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
§ Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
И, в завершение раздела, необходимо еще раз отметить, что национальное слово "документооборот" невозможно однозначно свести к одному из общеупотребимых англоязычных ИТ-терминов. Конечно, есть строгое определение, предлагаемое ГОСТом (ГОСТ Р 51141-98), но на практике задача, как правило, ставится максимально широко – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой и "жизнью" документов. Наиболее полно такому подходу все же соответствует современная концепция Enterprise Content Management.
studopedia.ru
Читайте также
![Российский законодатель дает определения понятию информация]( "Российский законодатель дает определения понятию информация")
Российский законодатель дает определения понятию информация![Определение пикетажного положения нулевых точек]( "Определение пикетажного положения нулевых точек")
Определение пикетажного положения нулевых точек![Определение количества информации]( "Определение количества информации")
Определение количества информации![Болезнь определение]( "Болезнь определение")
Болезнь определение![Генетическое определение пола кратко]( "Генетическое определение пола кратко")
Генетическое определение пола кратко![Генетические механизмы определения пола]( "Генетические механизмы определения пола")
Генетические механизмы определения пола![Акт определение]( "Акт определение")
Акт определение![Гражданское право определение]( "Гражданское право определение")
Гражданское право определение![Легальное определение юридического лица дано]( "Легальное определение юридического лица дано")
Легальное определение юридического лица дано![Деталь определение]( "Деталь определение")
Деталь определение![Закон джоуля ленца формула и определение]( "Закон джоуля ленца формула и определение")
Закон джоуля ленца формула и определение![Двигатель определение]( "Двигатель определение")
Двигатель определение
Российский законодатель дает определения понятию информация
Определение пикетажного положения нулевых точек
Определение количества информации
Болезнь определение
Генетическое определение пола кратко
Генетические механизмы определения пола
Акт определение
Гражданское право определение
Легальное определение юридического лица дано
Деталь определение
Закон джоуля ленца формула и определение
Двигатель определение