Система информации ее роль и значение

Понятие и роль информации в управлении

Любые изменения, происходящие в природе, в обществе, производстве, являются источником каких-то сведений, знаний, отражающих количественную и качественную характеристики того или иного явления, процесса, события. Все эти сведения в любой форме и любого содержания представляют собой информацию.

Информация–это совокупность сведений (собранных, обработанных и накопленных), отражающая уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязи.

Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связывают с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познание мира ( рис. 10.1.1.).

Рис. 10.1.1.

Примером процесса отражения реального мира являетсяхозяйственная инвентаризация, отображающая на данный момент времени ситуацию с материальными средствами (ресурсами) предприятия.

Информационные модели.Трансформация отдельных данных и событий в интегрированнуюкарту реального мира позволяет построить две последовательные модели:

1) информационно-разъясняющую;

2) информационно-управляющую.

Информационо-разъясняющая модель описывает происходящие процессы и позволяет принимать управленческие решения в соответствии с определёнными целевыми установками и критериями. Эта концепция находит применение в качестве представлений об эффективных комбинациях производственных факторов на входе, обеспечивающих достижение желаемых результатов навыходе (в натуральном и денежном выражении).

Информационно-управляющая модель отражает ситуацию накануне принятия решения и прогнозируетварианты её изменения на период после этого. Такая концепция находит применение в качестве управляющего процесса, охватывающего описание всех существующих взаимодействий производственной системы в целом и основана на статистической оценке параметров.

Информация в управлении производством. В социально-экономической системе информация являетсясредством коммуникации между людьми. Этим и определяется её роль в производстве, осуществление которого было бы невозможно без связей, коммуникаций.

Играя важную роль в деятельности человека, информация имеет большое значение в управлении производством. С точки зрения процесса управленияинформацию можно определить:

• какпредмет управленческого труда;

• как совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей систем и внешней среды;

• как продукт управленческого труда.

Напомним еще, что управление производством есть информационная (кибернетическая) система, которую схематично можно представить, как на рис. 10.1.2.

Рис. 10.1.1.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления (предприятие, его производство) и субъекта управления – управленческого аппарата (рис. 10.1.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потокомдирективной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.).

Внешняя среда влияет не только на объект управления, она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Управление как воздействие субъекта на управляемый объект может быть осуществлено только путём передачи информации. Под этим углом зрения можно утверждать, что информация – этосредство воздействия субъекта управления на управляемый объект.

В любой организации, как мы уже знаем, протекает два вида процессов:

1) по производству благ и услуг (материальных и нематериальных);

2) информационный.

Первый имеет место в управляемой (производственной) системе с производственным процессом, второй – в управляющей системе с процессом управления.

В производственной системе между элементами имеется физическая (вещественная) связь (движение предметов и средств труда или вещный обмен), в то время как в управляющей системе элементы взаимодействуют на основе информационной связи: прямой – от субъекта к объекту и обратной -от объекта к субъекту.

Предмет управленческого труда. Им является то, на что направлены действия управленца, т.е. информация. Последнюю руководители, специалисты и технические исполнители собирают, передают, обрабатывают, хранят, используют в процессе управления.

Продукт управленческого труда. Им является информация, преобразованная служащими в качественно новые формы, диктуемые целью трудового процесса. Это может быть управленческое решение, справка, отчёт, приказ и т.д.

Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой информации. Организационно-практическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение.

Носители информации. С момента возникновения информация имеет материальный носитель. Перечислим ряд носителей информации:

• документы;

• чертежи; схемы, фотографии, графики;

• газеты, журналы, книги;

• кинофильмы, диафильмы, слайды;

• записи на магнитной ленте и других запоминающих устройствах;

• сигналы, табло, стенды, условные знаки;

• память (мозг) человека.

Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления рассматривают как процесс движения информации или же как процесс преобразования из исходной в командную, результирующую.

Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразованию информации. Его содержание гораздо богаче.Воздействие на человека – не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факторы, которые не умещаются в понятие информации, – интересы, долг, дисциплина, воля, авторитет, мораль и др.

В осуществлении этих актов информация выступает каксредство воздействия. Создаётся видимость, что передача информации и есть воздействие. Но это лишь внешняя сторона процесса управления. Одна и та же информация по-разному действует на различных людей. Ведь не только информация оказывает действие в процессе управления, но и человек воздействует на человека, по-разному используя информацию: как основу и средство воздействия в зависимости от того, кто или что является объектом воздействия.

studopedia.ru

Роль информации в системе управления (стр. 159-176)

Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды.

Важнейшим свойством информации является возможность ее многократного использования. Однако это свойство нередко порождает определенные психологические стереотипы. Многократно повторяемые истины, причины, следствия, решения, стандарты нередко отучают от критического восприятия информации в новых условиях, умения видеть в ней новые явления, отражение новых черт, особенностей, явлений и закономерностей объективного мира. Все понятия, в том числе и те, которыми оперируют экономика и управление, не остаются неизменными, а постоянно совершенствуются, насыщаются новым смыслом, новым содержанием.

Информация является основным предметом труда руководителей всех уровней управления и специалистов, однако конечный результат управленческой деятельности оценивается по эффективности деятельности социально-экономической системы. Различный уровень руководителей, их различная компетентность и сферы деятельности предполагают различия в способах сбора, хранения, обработки и использования информации. При этом принципиально важно, что любой менеджер, любой руководитель обязан владеть как аналитическими, так и синтетическими способами обработки информации. Вначале любая информация подвергается декомпозиции, то есть аналитическому расчленению на отдельные составные части, фрагменты, эпизоды. Затем из этой мозаики создается новая структура знания, некая модель информационной структуры, в которую каждый человек привносит не только свой, индивидуальный опыт и знания, но и свои аналитика – синтетические способности, а со временем и интуицию.

Информация, используемая для управления, требует тщательной подготовки. Прежде всего, из нее должен быть устранен так называемый информационный шум – та информация, которая не имеет прямого отношения к процессам управления. Однако здесь не может быть безусловных рецептов. Руководители с высоким уровнем творческих способностей могут из неорганизованной «шумящей» информации извлечь куда больше полезных сведений, чем начинающие, неопытные менеджеры – из обработанной и всесторонней. Необходимо помнить, что при неосторожном обращении с информацией вместе с информационным шумом может быть устранена, выброшена информация о новых возникающих рынках сбыта, колебаниях конъюнктуры, оригинальных научно-технических или экономико-организационных нововведениях. Поэтому подготовка информации для принятия и реализации управленческих решений должна предусматривать как эвристические, так и формализованные процедуры. Компрессия (сжатие) информации должна осуществляться на основании четких, обоснованных принципов, позволяющих проводить многоцелевую обработку, особенно стратегически важной информации.

Большое значение имеет опыт организации специальных групп экспертов, которые подвергают анализу большие массивы, информации с целью выявления ее полезных компонентов и получения важных для фирм выводов.

Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1)развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2)совершенствование технологии управленческой деятельности;

3)совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

4)поиски путей повышения эффективности управления. Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие признаки классификации:

1) по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);

2) по характеру восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению к хозяйственному субъекту;

7) по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информация делится на: организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентным и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижаться либо приобретать негативный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например, аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной формах.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояния может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих. Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений. Пример переменной информации объем выручки, число клиентов.

По отношению к системе информация делится на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности использования, информацию различают: полезная, шумы, избыточная, ложная, лживая. Шум - это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи; отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной, Зачастую, как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон: во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

-необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

-достоверность и точность информации. Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения;

-своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи_: экспертная обработка массивов информации и т.п.) С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса;

-полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управление. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя;

-полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

-технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т.п. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другим направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

studopedia.ru

Роль информации в управлении

1.. Информатика. Предмет исследования. Сопряженные науки

Информатика– это совокупность дисциплин, изучающих свойства информации, способы ее представления, накопления, обработки и передачи с помощью технических средств, а также различные аспекты развития информационных процессов.

Теоретическую основу информатики образует группа фундаментальных наук, относящихся в первую очередь к математике и кибернетике (математическая логика, комбинаторный анализ, теория информации, теория алгоритмов, методы числовых и символьных вычислений, теория программирования, методы распознавания образов, теория формальных нейронных сетей и др.), а также к физике, особенно к таким ее разделам, как электроника и радиотехника, теория роботов, теория вычислительных сетей.

Решение многих вопросов, входящих в круг интересов информатики, опирается на использование достижений лингвистики и семиотики (при разработке принципов автоматического перевода), психологии (при изучении мыслительных процессов создания и использования научной информации, интеллектуального управления, организации работ в смешанных системах человеко-машинного взаимодействия), технических наук (для обеспечения техническими средствами процессов научно-информационной деятельности и их автоматизации), библиотековедения (при разработке информационно-поисковых систем и при выработке оптимальных форм научного документа), науковедения (для прогнозирования уровня и темпов развития научной информации).

Основное практическое значение информатики заключается в том, что она, как и математика в целом, снабжает методами исследований другие предметные области. Предмет исследования – информация.

2.. Информационная экономика. Роль информации в управлении. Понятие информационного рынка.

Экономическая информация отражает акты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения вычислительной техники в экономике.

Экономическая информация характеризуется цикличностью. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и, следовательно, информации, отражающей эти процессы. Цикличность экономической информации позволяет многократно использовать однажды разработанную программу машинного счета, что значительно упрощает проектирование и повышает эффективность автоматизированной обработки данных.

Экономическая информация непременно отражается в материальных носителях: в первичных и сводных документах, в машинных носителях, передается по каналам связи. Для повышения достоверности ведется передача и обработка лишь юридически оформленной информации (при наличии подписи на документе или на электронном сообщении, указании кода (идентификатора), передающего сообщение, и т.п.).

Отличительной чертой экономической информации является ее объемность. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Совершенствование управления и возрастание объемов производства сопровождается увеличением сопутствующих ему информационных потоков.

Сохраняемость (неиссякаемость) информации при ее использовании – еще одна характерная черта экономической информации.

Способность к преобразованию (агрегированию по определенным признакам, детализации (разукрупнению), сжатию (укрупнению) и т.д.) в соответствии с четко определенными, легко формализуемыми правилами обеспечивает возможность автоматизации этих операций.

Неоднородность информации позволяет различать элементы и свойства отражаемых процессов.

Дискретность – конечность множества возможных значений – гарантирует представимость данных при машинной обработке.

Рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации и централизации процессов сбора данных ведет к необходимости создания сложных иерархически организованных распределенных информационных систем.

Экономические показатели описывают разные сущности как простые, так и сложные. Каждая сущность (объект, явление, процесс) имеет определенные свойства. Например, материал обладает весом, габаритами, имеет цену, относится к конкретному виду материальных ресурсов и т.п.

Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность, называют информационной совокупностью. Информационная совокупность, неделимая далее на более мелкие смысловые единицы, получила название реквизит по аналогии с реквизитом документа, как наиболее часто используемым в экономической работе носителем информации.

Объект управления определяется своими координатами. Например, если объект управления – экономика, то системой координат могут быть конечные результаты производства, потребления или темпы их изменения и т.п. Совокупность значений координат задает положение объекта в рассматриваемом пространстве. Координаты экономических объектов называют независимыми показателями.

Объект может состоять из нескольких элементов, которые, в свою очередь, могут быть объектами управления. Примером составного объекта может служить бюджет, который состоит из разделов, каждый раздел делится на главы, главы состоят из параграфов, параграфы разделяются на статьи.

Задача управления – достижение объектом заданной цели из заданного исходного состояния за заданное время. Так, в управлении государственными финансами (бюджетом) цель может быть задана размером бюджетного дефицита, пропорциями в ассигнованиях, выделяемых для разделов и глав, поквартальным размером этих ассигнований и т.д.

Внешняя среда оказывает влияние на координаты объекта управления. Например, на бюджет могут повлиять стихийные бедствия, забастовки, взаимные неплатежи предприятий, которые требуют непредусмотренных ассигнований из бюджета.

Управляющая система, получая от датчиков информацию о фактическом состоянии объекта управления, сравнивает фактическую траекторию с наиболее выгодной. Если источник информации дает неточную информацию о фактической траектории управляемого объекта, то управление объектом затрудняется. По результатам сравнения вырабатывается такое воздействие на объект, которое удержало бы его на целесообразной траектории, приводящей к заданной цели. Это воздействие передается на объект по линиям прямой связи в виде команд, меняющих значения управляющих параметров. Управляющими параметрами в экономических системах могут быть освобождение от налогов части прибыли, направляемой на инвестиции, бюджетное кредитование долгосрочных программ структурной перестройки промышленности и т.д. По линиям обратной связи информация поступает от объекта к управляющей системе. Таким образом, процесс продвижения и переработки информации повторяется и происходит непрерывно в течение времени действия системы управления.

Информационный рынок

Рынок – это пространство, в котором происходит обмен между производителями товара – его продавцами и его потребителями – покупателями. Иначе рынок можно определить как совокупность продавцов и покупателей, осуществляющих обмен в форме продажи товара и его покупки. Продавец – субъект рынка получает компенсацию в денежной форме в соответствии с потребительской стоимостью своего товара.

Основным товаром на информационном рынке, как нам известно, является журналистская информация в различных ее видах и состояниях – полуфабриката или законченного произведения. Продавец и покупатель на информационном рынке могут в любой момент поменяться ролями. Редакция газеты, продающая ее номер читателю, узнав, что он владеет интересной информацией, попытается купить ее у него. Читатель же, став продавцом своей информации, будет искать на рынке более выгодных ее покупателей.

Информационный рынок возникает тогда, когда у людей рождаются информационные потребности и удовлетворяющая их информация становится ценным товаром. С развитием экономики в крупнейших странах Европы – Англии, Франции, Италии и Германии, с укреплением национальных и международных рынков – как торговых, финансовых, так и промышленных – формируется и информационный рынок. Он развивается и функционирует под воздействием нескольких факторов.

Это, прежде всего закон соответствия спроса и предложения. Развитие средств массовой информации регулируется спросом на журналистскую информацию. С усилением информационных потребностей определенных общественных групп возрастает и спрос на продукцию СМИ. Он вызывает соответствующее предложение – появляются новые газеты и журналы, предлагающие читателям разнообразную информацию.

Столь же важную роль на информационном рынке играет и закон стоимости. Он во многом определяет финансовую политику редакций и компаний СМИ, регулирует цены на журналистскую информацию.

Развитие информационного рынка, отношения на нем между производителями товара и его потребителями регулируются и закономерностями так называемого воспроизводительного потребления. Потребление создает потребность в новом производстве, побуждает к его развитию. Без потребности в каком-либо продукте нет его производства. Но именно потребление продукта воспроизводит потребность в нем. Чем быстрее развивается журналистика и ее средства, тем более массовой становится их аудитория.

Так рост потребностей в информации ее производства и потребления формирует и регулирует информационный рынок.

3.. Информация. Понятие, виды, единицы измерения, особенности обработки.

термин информация означает сведения вообще. В настоящее время он используется в экономике и философии, в искусстве и технике, просто в повседневной жизни.

Информация– это совокупность данных, фактов, знаний о некоторой системе, характеризующих организацию, структуру, состояние и поведение системы в целом или отдельных ее элементов.

характеристики информации.

Прежде всего, это понятие предполагает наличие материального носителя информации, источника информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и приемником.

Каждый из видов информации имеет свои особенные технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов.

Информация о системе может быть получена наблюдателем либо путем эксперимента (активного или модельного), либо путем наблюдения, либо путем логического вывода.

Информацию можно создавать, передавать, запоминать, искать, принимать, копировать в той или иной форме, обрабатывать, разрушать.

Материальные формы информации могут быть самыми разнообразными: в форме световых и звуковых волн, радиоволн, электрического тока или напряжения, магнитных полей, знаков на бумажном носителе. В принципе, информацию может переносить любая материальная структура или поток энергии. Масштабы использования информации являются одним из признаков мыслящих существ.

Технология обработки информации с применением комплекса технических средств вызывает необходимость манипулировать отдельными информационными элементами, обеспечивать их изучение и формализованное описание, идентификацию для удобства обработки, хранения, передачи.

Информация, представленная в формализованном виде на физических носителях, получила название «данные».

Информация, являясь сложным по структуре образованием, может находиться в статичном или динамичном состояниях. Статичное состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением, накоплением в информационных фондах, хранилищах и базах данных (БД). Динамичное состояние – постоянное движение в виде потоков – присуще информации, реализующей в человеко-машинных, автоматизированных системах функцию обмена сведениями с помощью знаковых символов.

Рассматривается множество способов классификации информации по различным основаниям. Например, существует деление информации на статическую (постоянную) и динамическую (переменную); первичную, производную и выходную; управляющую и осведомляющую и т.д. По содержанию информация подразделяются на общественно-политическую, социально-экономическую (в том числе экономическую информацию), научно-техническую и т.д.

Информация о системе может быть как истинной, так и ложной. Информация о системе может быть детерминированной и вероятностной. Чаще всего вероятностная информация используется в сложных системах, при подведении итогов и прогнозировании на основе данных, которые имеют статистический характер.

Определены такие широко используемые понятия, как пропускная способность канала связи, которая измеряется количеством информации, передаваемой в единицу времени (например, бод (baud) – единица измерения скорости передачи информации, определяемая числом битов, передаваемых по линии связи в секунду), и емкость запоминающих информацию устройств (измеряется в байтах или в производных (более крупных) единицах измерения информации – килобайтах, мегабайтах, гигабайтах).

4.. Системы счисления, способы кодирования информации.

Подкодированием понимается использование различных способов представления дискретной информации, специально приспособленных для конкретных ситуаций, связанных с ее передачей, хранением и переработкой. Другими словами, кодирование – это установление взаимно-однозначного соответствия между элементами данных и совокупностями символов в некотором алфавите, называемых кодами (кодовыми комбинациями, словами кода).

В ЭВМ стандартом представления информации является ее двоичное кодирование, то есть представление чисел, текстов, звука, изображения в виде цепочек нулей и единиц определенной длины.

Система счисления – это совокупность приемов наименования и записи чисел в виде, удобном для прочтения и выполнения операций.

Основанием позиционной системы счисления называется количество различных символов, используемых для изображения числа в данной системе счисления.

Наименование системы счисления соответствует ее основанию (десятичная, двоичная, пятеричная и т.д.).

Совокупность различных цифр, используемых в позиционной системе счисления для записи чисел, называется алфавитом системы счисления. Для десятичной системы счисления алфавит состоит из цифр 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 и 9. Алфавит двоичной системы счисления включает всего две цифры: 0 и 1.

Базисом позиционной системы счисления называют последовательность чисел, задающих «вес» единицы каждого разряда. Например, базис десятичной системы счисления определяется последовательностью 1, 10, 102, 103, ... , 10n, ... ; базис двоичной системы счисления – последовательностью 1, 2, 22, ... , 2n, ... . Базисы позиционных систем счисления образуют геометрические прогрессии со знаменателями, равными основаниям системы.

Сформулируем правило записи числа в развернутом виде.

В позиционной системе счисления каждое число может быть единственным образом представлено в виде суммы произведений его десятичных знаков на степени основания, соответствующие позициям этих знаков:

A _q = (a _n-1qn-1+ a _n-2q n-2+...+ a ₀q 0+ a _-1q –1+ a _-2q –2+...+ a _-mq –m)

Например, десятичное число A ₁₀ = 4718,63 в развернутой форме запишется так:

А ₁₀ = 4  10 3 + 7  10 2 + 1  10 1 + 8  10 0 + 6  10 –1 + 3  10 –2 .

Правило перевода чисел из двоичной системы в десятичную (перевод по степенному ряду) можно сформулировать следующим образом: все цифры числа и основание двоичной системы заменяются их десятичными эквивалентами; число представляется в виде суммы произведений степеней на значения соответствующих позиций; затем производится арифметический подсчет.

Для перевода целого числа (или целой части смешанного числа) используется алгоритм последовательного деления исходного числа, а затем образующихся частных от деления на основание новой системы (т.е. на 2), причем действия производятся в старой (десятичной) системе. Деление прекращается, как только очередное частное от деления станет равным 0. Остатки от деления, выписанные в обратном порядке, образуют результат.

StudFiles.ru

Тема 2. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности

2.1 Роль и значение информации для предпринимательской деятельности

Виды информации, и ее классификация. Информация(от лат. informatio — осведомление, разъяснение, изложение) — в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста.В узком смысле этого слова— сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков.Информация— совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве. Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

1. Сведенияоб окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

2. Сообщения,осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).

Информация и ее свойства являются объектом исследования целого ряда научных дисциплин, таких как теория информации (математическая теория систем передачи информации), кибернетика (наука о связи и управлении в машинах и животных, а также в обществе и человеческих существах), семиотика (наука о знаках и знаковых системах), теория массовой коммуникации (исследование средств массовой информации и их влияния на общество), информатика (изучение процессов сбора, преобразования, хранения, защиты, поиска и передачи всех видов информации и средств их автоматизированной обработки), соционика (теория информационного метаболизма индивидуальной и социальной психики), информодинамика (наука об открытых информационных системах), информациология (наука о получении, сохранении и передаче информации для различных множеств объектов) и т. д.

В информатикенаиболее часто используется следующее определение этого термина:Информация— это осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования.Сведения— это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т. д. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов.

Стремление зафиксировать, сохранить надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации, и использует для хранения ее свои способы, основа которых — двоичный код, как и у компьютеров. Человек всегда стремился иметь возможность поделиться своей информацией с другими людьми и найти надежные средства для ее передачи и долговременного хранения. Для этого в настоящее время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и ее передачи на огромные расстояния.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

- графическая или изобразительная— первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;

- звуковая— мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г. (см., например, историю звукозаписи на сайте — http://radiomuseum.ur.ru/index9.html); ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

- текстовая— способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

- числовая— количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;

- видеоинформация— способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения — это тактильная информация, передаваемая ощущениями,органолептическая, передаваемая запахами и вкусами и др.

Для передачи информации на большие расстояния первоначально использовались кодированные световые сигналы, с изобретением электричества — передача закодированного определенным образом сигнала по проводам, позднее — с использованием радиоволн.

Создателем общей теории информации и основоположником цифровой связи считается Клод Шеннон (Claude Shannon). Всемирную известность ему принес фундаментальный труд 1948 года — «Математическая теория связи» (A Mathematical Theory of Communication), в котором впервые обосновывается возможность применения двоичного кода для передачи информации.

С появлением компьютеров (или, как их вначале называли в нашей стране, ЭВМ — электронные вычислительные машины) вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров — ПК (80-е годы 20 века) — до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.

Хранение информации при использовании компьютеров осуществляется на магнитных дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных устройствах энергонезависимой памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются новые устройства и носители информации. Обработку информации (воспроизведение, преобразование, передача, запись на внешние носители) выполняет процессор компьютера. С помощью компьютера возможно создание и хранение новой информации любых видов, для чего служат специальные программы, используемые на компьютерах, и устройства ввода информации.

Особым видом информации в настоящее время можно считать информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и особые способы работы с различными видами информации. Постоянно совершенствуется программное обеспечение, обеспечивающее коллективную работу с информацией всех видов.

Первичные данныеполучаются в результате специально проведенных для решения конкретной маркетинговой проблемы так называемых "полевых" маркетинговых исследований, их сбор осуществляется путем наблюдений, опросов, экспериментальных исследований.

Под вторичными данными, применяемыми при проведении так называемых "кабинетных" маркетинговых исследований, понимаются данные, собранные ранее из внутренних и внешних источников для целей, отличных от целей маркетинговых исследовании. Другими словами, вторичные данные не являются результатом проведения специальных маркетинговых исследований.

Кабинетные исследованияявляются наиболее доступным и дешевым методом проведения маркетинговых исследований. Для малых, а порой и средних организаций - это практически доминирующий метод получения маркетинговой информации.

Сбор вторичной информации обычно предшествует сбору первичной информации. Вторичные данные помогают исследователю более глубоко ознакомиться с ситуацией в отрасли, с тенденциями изменения объема продаж и прибыли, конкурентами, последними достижениями науки и техники.

Внутренние и внешние источники информации.Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты; отчеты руководителей на собраниях акционеров; сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства и НИОКР, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция фирмы и др.

Внешнимиисточниками являются данные международных организаций (Международный валютный фонд, Европейская организация по сотрудничеству и развитию, ООН); законы, указы, постановления государственных органов, выступления государственных, политических и общественных деятелей, данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных исследований и т.п. К источникам внешней вторичной информации также относятся: выставки, ярмарки, совещания, конференции, презентации, дни открытых дверей, коммерческие базы и банки данных.

За последние годы в связи с развитием компьютерных сетей появилась возможность пользоваться их услугами как для специализированных маркетинговых фирм, так и для специалистов маркетинговых подразделений организаций, осуществляющих данные исследования самостоятельно. Так, через сети Интернета можно получить информацию о состоянии рынка определенных товаров в различных странах.

Внешнюю информацию можно подразделить на официально опубликованную, доступную для всех, и на так называемую синдикативную информацию, недоступную для широкой публики и издаваемую отдельными организациями; такая информация приобретается за деньги. Специальные информационно-консультационные организации собирают и обрабатывают первичную информацию, а затем ее продают, скажем, своим подписчикам.

Внутренние источники информации. Внутренняя вторичнаяинформация — это информация, которая циркулирует в сфере предприятия (во внутренней среде): финансовые отчеты, цены, продажи и т.п. Источник, который содержит внутреннюю вторичную информацию, называет внутрифирменным. Внутренней вторичной информации, как правило, накапливается достаточно много. И ее анализ почти всегда бывает, целесообразен в соотнесении с внешней информацией. Можно выделить следующие источники внутрифирменной информации:

- бухгалтерские документы: счета, квитанции, накладные, которые позволяют узнать количество приобретенного места, стоимость заказа, ассортимент, место доставки;

- затраты на рекламу, организацию торговли, складирование, транспорт и т.д.;

- отчеты о продажах;

прочие материалы — результаты ранее проводившихся маркетинговых исследований, использовавшиеся рекламные макеты и модули, отчеты по анкетированию и т.п.

Внутрифирменная вторичная информация, как правило, используется для анализа внутренней среды организации, определения слабых и сильных сторон организации, для составления прогнозов и плана действий в маркетинговой среде.

Документооборот предприятия как основа принятия управленческих решений. Рассмотрим критерии пригодности документов, содержащих вторичную информацию, целям принятия управленческих решений.

Полнота. Этот критерий означает обязательность проведения полноценного поиска информации по источнику в полном объеме. Если какой-либо источник содержит только часть лексически завершенного комплекса информации, причем априори неизвестно, какую часть (например, половина новости или отчета), то полагаться на него не следует.

Актуальность. Как правило, информация, которая требуется для анализа ситуации, актуальна только в конкретные, ограниченные интервалы времени. Она может оказаться устаревшей и неприемлемой.

Доступность. В настоящее время ничего недоступного нет. Вопрос только в цене и усилиях, которые исследователь готов затратить для получения документов.

Степень достоверности. Решение о степени достоверности того или иного источника является очень важным критерием. Любая информация содержит искажения, неточности, несоответствия и т.п. Вторичная переработка ее может значительно увеличить погрешности. Достоверность информации очень важно определить до начала исследования.

Независимость. Большинство информационных источников, в особенности СМИ, являются зависимыми от реальных владельцев. Только имея возможность сравнивать информацию, полученную из разных источников, можно быть уверенным в том, что отраженная в них картина отображает действительность.

Релевантность.Соответствие информации решаемым задачам и ее направленность.

Достаточность. Избыточность информации мешает и отвлекает на детали, которые не имеют значения для решаемой задачи. Получить информацию недостаточно. Нужно привести ее к виду, удобному для прочтения и анализа: удалить ненужную и устаревшую информацию, информационные шумы, структурировать документы для дальнейшей аналитики.

Системность.Документы должны быть объединены в целостную систему, не быть разрозненными. Иначе понимание процесса может быть нарушено.

При проверке пригодности и достоверности документов необходимо ответить на следующие вопросы:

- что представляет собой документ (тип документа);

- кто автор документа;

- время создания документа;

- каковы цели создания документа;

- какова надежность содержащейся информации;

- какова достоверность содержащейся информации;

- каковы источники содержащейся в документе информации.

Ответы на эти вопросы позволят получить общее представление о содержащейся в документе информации и степени его соответствия целям принятия управленческих решений.

Внешние источники информации. Внешняя вторичная информация — это информация, которая циркулирует за рамками предприятия (во внешней среде): информация о конкурентах, поставщиках, потребителях и т.п. Источник, который содержит внешнюю вторичную информацию, называется внешним. В таблице 2.1 перечислены основные виды внешней информации, источники ее получения, и приведена краткая характеристика внешней вторичной информации.

Таблица 2.1

Характеристика и источники получения внешней вторичной информации

Информация	Характеристика	Источники получения
Экономическая информация	Общая информация по экономике страны, региона и т.п.	Государственные службы, сборники, новостные и периодические издания и др.
Биржевая и финансовая информация	Информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынке товаров и капиталов, инвестициях и т.д.	Специальные службы биржевой и финансовой информации, брокерские компании, банки и др.
Профессиональная и научно-техническая информация	Профессиональная информация для специалистов (юристов, экономистов, инженеров и т.д.), научно-техническая (реферативные научно-технические журналы, описание патентов и т.д.), справочная информация в фундаментальных и прикладных областях науки	Предоставляется государственными службами, различными коммерческими организациями, научно-исследовательскими учреждениями и др.
Коммерческая информация	Информация о предприятиях и организациях, направлениях их работ и выпускаемой продукции, ценах, о финансовом состоянии, деловых связях, сделках, деловые новости в области экономики и бизнеса и т.д.	Предоставляется самими участниками рынка либо в виде электронных баз данных, либо периодически обновляемых печатных изданий
Статистическая информация	Показатели, рассчитанные по совокупности компаний, банков и других организаций, по определенным рынкам, географическим и административным территориям и т.д.	Предоставляется чаще всего государственными статистическими службами в виде различных статистических сборников, как в печатном, так и в электронном виде
Массовая и потребительская информация	Информация, рассчитанная на широкий круг пользователей, например информация служб новостей и агентств прессы, информация о погоде, расписании транспорта и т.д.	Средства массовой информации, телекоммуникационные сети, различные справочные издания для массового пользования (телефонные справочники, справочники отелей и ресторанов и т.п.)
Заказные маркетинговые исследования	Информация, предоставляемая фирмами, которые выполняют маркетинговые исследования по заказу клиентов	Маркетинговые исследования проводятся обычно специальными коммерческими фирмами

Внешнюю вторичную информацию используют, как правило, для анализа внешней среды, определения возможностей и угроз организации, для составления прогнозов и плана действий в маркетинговой среде.